7時限目　現場からみる理事会の課題

マンションの管理は、そうそう比較するものではないから、住んでいるマンションの管理が良いのか悪いのか判断できませんよね！

さて、今回は現場からみる理事会の課題です。

現状で考えられる課題は、

①代理出席

②定足数が満たない

③議事録の展開

この三つです！それぞれについて考察していきます！

①代理出席

よくみかける風景として、理事会の日に、旦那さんが仕事の奥さんが旦那さんの代わりに理事会に参加することです。理事は区分所有者つまり登記名義人が本来参加することになっていますので、分かりやすくいえば、Aさんが登記名義人だったら理事会はAさんしか出れません。

しかし、管理規約または細則で配偶者などが代理出席できる旨があれば、Aの妻Bさんは参加できるのです。

現実問題として、物事が進まないため出席資格がない方が参加して理事会が行われています。

さて、定足数が満たない問題とかかわってきますが、理事の半数以上が出席していない場合は、理事会は成立せず、報告会とか連絡会となってしまい理事会で決議することができません。

そのため、先の例でBさんがAさんの代わりに出席してかつ議決権を行使しても、理事ではないので、その議決権は無効として取り扱うのが本来の形ですが、実務では理事として取り扱い、そのまま進めてしまうことがあります。

上記の問題を防止するために、代理出席が可能な規定を設けておきましょう！

次に、議事録の展開です。

相談者にきくと、理事会の議事録をみたことがない方が見受けられます。管理規約に全戸に配布する規定はありませんので、規約違反ではありませんが、議事録を配布することで、何について話し合っているのかがわかることとみえるかに繋がるので、配布されていない管理組合なら配布することを提唱します。

管理会社が入っていて、役員のみしか配布していない場合は、管理規約違反ではないとはいえ、どんなことを話し合っているかを知らせるために全戸配布するように依頼しましょう！